5 шагов для устранения нарушений после аудита

Суть проблемы: Аудит выявил нарушения, которые могут повлечь за собой штрафы до 700 000 рублей или даже приостановку деятельности компании. Быстрое исправление ошибок - ключ к стабильной работе бизнеса.

Решение в 5 шагах:

1. Анализ нарушений: Разберите отчет, определите приоритеты по уровню риска и выявите корневые причины.
2. Создание плана действий: Установите SMART-цели, распределите роли (RACI) и установите реалистичные сроки.
3. Исправление нарушений: Обновите внутренние правила, обучите сотрудников и улучшите контроль.
4. Отслеживание изменений: Настройте систему отчетности и регулярно проверяйте прогресс.
5. Проверка результатов: Проведите внутренний и внешний аудит, внесите корректировки для предотвращения повторных ошибок.

Почему это важно?

• Нарушения могут повлиять на бизнес и репутацию.
• Эффективные действия помогут избежать штрафов и повысить дисциплину (например, ZENDEN увеличил показатель с 50% до 96%).

Таблица приоритетов устранения нарушений:

Уровень риска	Характеристика	Срок устранения
Высокий	Угроза штрафов или остановки бизнеса	Немедленное устранение
Средний	Возможны финансовые потери	В течение месяца
Низкий	Незначительное влияние на процессы	До 3 месяцев

Следуйте этим шагам, чтобы минимизировать риски и улучшить процессы в компании.

Шаг 1: Анализ результатов аудита

Изучение аудиторского отчета

Первым делом внимательно изучите аудиторский отчет. Он должен включать следующие ключевые элементы:

• Цели и методология: что проверялось и как.
• Область проверки: какие аспекты бизнеса охватывались.
• Выявленные нарушения: список проблем, обнаруженных в ходе проверки.
• Подтверждения: доказательства или данные, подтверждающие нарушения.
• Влияние на бизнес: как проблемы могут повлиять на деятельность компании.
• Рекомендации: шаги для устранения нарушений.

Особое внимание уделите подтверждениям нарушений. Это поможет понять масштаб проблемы и определить, какие ресурсы потребуются для её решения. После этого распределите нарушения по уровню риска.

Группировка нарушений по типам

Для упрощения анализа и планирования устранения используйте матрицу:

Уровень риска	Характеристика	Приоритет устранения
Высокий	Угроза штрафов или остановки бизнеса	Немедленное устранение
Средний	Возможны финансовые потери	В течение месяца
Низкий	Незначительное влияние на процессы	До 3 месяцев

Такая структура позволяет быстро определить, какие проблемы требуют первоочередного внимания.

Выявление корневых причин

Для поиска первопричин проблем используйте один из следующих методов:

• Риск-ориентированный анализ: фокус на вероятности и последствиях рисков.
• Статистический анализ: использование данных для выявления закономерностей.
• Процессный аудит: анализ бизнес-процессов для поиска слабых мест.

Выбор метода зависит от особенностей вашего бизнеса, доступных ресурсов и требований регуляторов. Такой подход позволит эффективно распределить силы и ресурсы для устранения выявленных нарушений.

Шаг 2: Создание плана действий

Постановка целей

Опираясь на результаты аудита, установите четкие и измеримые цели для исправления каждого нарушения. Определите желаемый результат, критерии успеха, необходимые ресурсы и возможные риски. Используйте принцип SMART, чтобы задачи были конкретными, измеримыми, достижимыми, релевантными и ограниченными по времени.

Распределение ролей в команде

Для эффективной работы распределите роли с помощью матрицы RACI:

Роль	Описание	Обязанности
Ответственный (R)	Исполнитель	Реализация задач по устранению нарушений
Утверждающий (A)	Руководитель направления	Контроль качества и утверждение итогов работы
Консультант (C)	Эксперт в предметной области	Консультации по техническим аспектам
Информируемый (I)	Заинтересованная сторона	Получение информации о ходе выполнения задач

При распределении ролей учитывайте сильные стороны членов команды, таких как навыки координации, аналитики, реализации или экспертизы.

Установка сроков

Для каждой задачи определите реалистичные сроки выполнения. Учитывайте:

• сложность нарушения;
• доступность ресурсов;
• взаимозависимость задач;
• резерв времени на непредвиденные обстоятельства.

Регулярно проводите короткие ежедневные совещания, еженедельные встречи для анализа прогресса и ежемесячные обзоры итогов.

Применяйте инструменты управления проектами для визуализации сроков и связей между задачами. Это позволит оперативно выявлять риски задержек и принимать корректирующие меры.

С таким четким планом вы готовы приступить к устранению нарушений на следующем этапе.

Управление несоответствиями. Корректирующие и предупреждающие действия

sbb-itb-016e869

Шаг 3: Исправление нарушений

Когда план действий готов, переходите к устранению выявленных нарушений. Это включает корректировку правил, обучение сотрудников и улучшение контроля.

Корректировка внутренних правил

Пересмотрите внутренние документы, чтобы они соответствовали требованиям законодательства и корпоративным стандартам.

В правилах внутреннего трудового распорядка (ПВТР) должны быть четко прописаны:

• Процедуры найма и увольнения
• Права и обязанности сотрудников и работодателя
• Рабочий график и время отдыха
• Меры поощрения и дисциплинарные взыскания

При внесении изменений важно учитывать, что они не должны ухудшать условия труда сотрудников согласно законодательству и коллективным договорам.

Обучение сотрудников

Обучение помогает избежать повторных нарушений. Однако лишь 23% сотрудников считают существующие программы эффективными.

Как сделать обучение лучше:

• Подготовьте материалы, ориентированные на конкретные роли, с примерами из практики.
• Добавьте игровые элементы - 95% сотрудников предпочитают обучение в формате игры.
• Убедитесь, что обучение доступно с мобильных устройств.

Улучшение системы контроля

Эффективный мониторинг помогает следить за соблюдением правил:

Тип контроля	Описание	Применение
Физический	Ограничение доступа	Здания, офисы, оборудование
Управленческий	Авторизация действий	Лимиты принятия решений
Операционный	Разделение обязанностей	Снижение рисков ошибок
Учетный	Проверка данных	Контроль финансовых операций

"Качество данных не является тривиальным; это основа, на которой организации принимают обоснованные решения, формулируют эффективные стратегии и получают конкурентное преимущество." - Мариам Анвар, руководитель отдела маркетингового контента, Astera

Используйте инструменты для проверки данных в режиме реального времени.

Шаг 4: Отслеживание изменений

Организация системы отчетности

Чтобы эффективно контролировать устранение нарушений, настройте систему отчетности. Вот основные её элементы:

Компонент	Назначение	Частота
Журнал действий	Фиксация выполненных мероприятий	Ежедневно
Отчеты о статусе	Оценка прогресса по каждому нарушению	Еженедельно
Контрольные точки	Проверка выполнения промежуточных целей	Ежемесячно
Уведомления	Напоминания о просроченных задачах	Автоматически

Для успешного внедрения системы важно назначить ответственных за каждое действие и установить чёткие сроки выполнения. При этом фиксируйте:

• Даты внесения изменений
• Ответственных исполнителей
• Использованные ресурсы
• Достигнутые результаты

После настройки системы переходите к регулярной проверке результатов.

Проверка результативности

Периодически оценивайте, насколько эффективны принятые меры. Для этого используйте:

• Регулярные проверки
• Мониторинг ключевых показателей (KPI)
• Автоматизированный контроль для быстрого выявления отклонений

"Качество данных не является тривиальным; это основа, на которой организации принимают обоснованные решения, формулируют эффективные стратегии и получают конкурентное преимущество." - Мариам Анвар, руководитель отдела маркетингового контента, Astera

Шаг 5: Проверка результатов

Финальный этап аудита включает проверку достигнутых результатов и корректировку процессов для улучшения работы бизнеса.

Внутренняя проверка

Проведите внутренний анализ ключевых областей, придерживаясь указанных сроков:

Область проверки	Критерии оценки	Периодичность
Документация	Полнота и актуальность	Ежеквартально
Процессы	Соответствие новым требованиям	Ежемесячно
Персонал	Соблюдение регламентов	Еженедельно
Системы контроля	Эффективность работы	Ежедневно

Обратите внимание на следующие моменты:

• Все корректирующие действия должны быть выполнены.
• Первопричины нарушений устранены.
• Проблемы не должны повторяться.

Внешний аудит

После завершения внутренней проверки проведите независимый внешний аудит, чтобы подтвердить результаты.

Пригласите сторонних экспертов для объективной оценки эффективности предпринятых мер. Использование автоматизированных систем аудита помогает ускорить обработку отчетов на 36% и улучшить соответствие корпоративным стандартам на 65%.

"После проведения аудита, исправления недоработок, необходимо оценить эффективность корректирующих действий. На этом этапе оценивается было ли в действительности найдена и удалена причина несоответствия." - Олег Забакунин

Внесение корректировок

После получения внешней оценки приступайте к устранению выявленных недостатков.

Основные шаги для корректировки:

1. Анализ недостатков
   • Создайте систему для отслеживания и управления документацией.
2. Улучшение процессов
   • Внедрите автоматизированные системы контроля безопасности.
   • Настройте мониторинг соблюдения внутренних политик.
3. Обновление регламентов
   • Обновите политики и процедуры.
   • Убедитесь, что изменения прозрачны и понятны всем сотрудникам.

Пример: автоматизация KYC-процедур позволила сократить время обработки институциональных счетов с 5-6 дней до 24 часов, снизив затраты на 70%.

Заключение

Шаги 1–5 показывают, что устранение нарушений требует четкого, последовательного подхода. Для этого важно следить за процессами, быстро реагировать на отклонения и проводить регулярный анализ.

Постоянный мониторинг помогает выявлять проблемы на раннем этапе, поддерживать стандарты и формировать культуру улучшений. А использование риск-ориентированного аудита позволяет лучше управлять возможными инцидентами и усиливать защитные меры.

"Безопасность предприятия – это не должное, а результат ежедневного контроля"

Интересный факт: к 2023 году 47% американского экспорта направлялось в страны, которые приняли обязательства по беспошлинному приему товаров из США. Это показывает, насколько важно соблюдать высокие стандарты для успешной торговли на международной арене.

"Эффективный аудит - это всегда сотрудничество между аудитором и аудируемой стороной"

Системный подход к улучшению процессов поможет не только устранить текущие нарушения, но и предотвратить их появление в будущем.